Verslo valdymo sistemos dažnai siejamos su didelėmis organizacijomis, kuriose dirba daug darbuotojų, veikia keli padaliniai ir kasdien apdorojami dideli informacijos kiekiai. Tačiau praktikoje poreikis centralizuoti procesus gali atsirasti gerokai anksčiau. Mažesnė ar auganti įmonė taip pat gali susidurti su situacija, kai skirtingos programos, skaičiuoklės ir rankiniu būdu atliekamos užduotys pradeda trukdyti darbui.
Svarbiausias klausimas tokiu atveju nėra įmonės dydis. Kur kas svarbiau įvertinti, kiek laiko komanda skiria pasikartojantiems veiksmams, kiek sistemų naudojama kasdienėje veikloje ir kaip lengvai galima matyti bendrą finansinę bei veiklos situaciją.
Pirmasis ženklas – informacija išskaidyta keliose vietose
Nedidelė įmonė dažnai gali sėkmingai veikti naudodama kelias atskiras priemones. Vienoje programoje tvarkoma apskaita, kitoje registruojami klientai, o užduotys ar pardavimo informacija saugomos lentelėse. Tačiau augant užsakymų ir klientų skaičiui toks modelis pradeda reikalauti vis daugiau priežiūros.
Problema atsiranda tada, kai darbuotojams nuolat tenka tikrinti, kur yra naujausia informacija, kopijuoti duomenis iš vienos sistemos į kitą ar derinti skirtingus šaltinius. Vienoje platformoje sujungus pardavimus, pirkimus, sandėlio apskaitą, finansų kontrolę, klientų laiškus, užduotis ir ataskaitas, informacija tampa centralizuota ir lengviau pasiekiama skirtingiems darbuotojams.
Antrasis ženklas – administravimas pradeda užimti per daug laiko
Verslo valdymo sistema pradeda kurti aiškesnę naudą tuomet, kai darbuotojai vis daugiau laiko skiria ne pagrindinei veiklai, o jos administravimui. Pavyzdžiui, sąskaitų rengimas, mokėjimų terminų sekimas, ataskaitų sudarymas ar periodinių užduočių vykdymas gali tapti reikšminga darbo dienos dalimi.
Automatizuojant tokius procesus galima sumažinti rankinio darbo kiekį. „Monet“ sistemoje galima automatiškai generuoti sąskaitas, sekti mokėjimų terminus ir formuoti ataskaitas. Apskaitos paslaugas teikiančioms įmonėms taip pat numatytas periodinių mokėjimų administravimas, automatiniai priminimai ir sąskaitų išrašymas pagal nustatytą grafiką.
Tokiais atvejais sistemos naudą verta vertinti ne vien pagal jos kainą. Svarbu skaičiuoti ir darbuotojų laiką, kuris kas mėnesį skiriamas pasikartojantiems veiksmams.
Kai sprendimams reikia greitesnių duomenų
Augant įmonei didėja poreikis greitai matyti ne tik pardavimo rezultatus, bet ir pajamas, išlaidas, skolas, pinigų srautus bei pelningumą. Jei kiekvienam sprendimui reikalingus duomenis tenka rinkti iš kelių šaltinių, vadovai informaciją gauna vėliau, o darbuotojams reikia papildomo laiko ataskaitoms parengti.
Tokioje situacijoje naudinga turėti sistemą, kurioje pagrindiniai finansiniai ir veiklos rodikliai kaupiami vienoje vietoje. Vidutinėje straipsnio dalyje natūraliai atsiranda ir monet.lt siūlomo sprendimo logika: sistema leidžia realiuoju laiku stebėti pajamas, išlaidas, pelningumą, skolas ir pinigų srautus, taip pat analizuoti produktų, paslaugų ar klientų rezultatus.
Tai ypač aktualu tuomet, kai sprendimų daugėja ir jų nebegalima grįsti vien bendru įspūdžiu apie verslo rezultatus.
Sistema nebūtinai turi būti diegiama visa iš karto
Viena priežasčių, dėl kurių mažesnės įmonės atideda verslo valdymo sistemos pasirinkimą, yra baimė, kad teks iš karto diegti daug nereikalingų funkcijų. Tačiau modulinė struktūra leidžia pradėti nuo konkrečiam verslui aktualiausių galimybių ir vėliau sistemą plėsti.
„Monet“ gali būti pritaikoma skirtingo dydžio įmonėms ir įvairioms veiklos sritims. Augant verslui galima įtraukti papildomus modulius neprarandant jau sukauptų duomenų. Sistema taip pat veikia debesijos pagrindu, todėl nereikia investuoti į atskirą serverinę infrastruktūrą, o vartotojų skaičių galima keisti pagal poreikį.
Integracijos tampa svarbios augant naudojamų įrankių skaičiui
Net ir pasirinkus bendrą verslo valdymo sistemą, nebūtinai reikia atsisakyti visų kitų technologijų. Įmonės gali naudoti elektroninės prekybos, mokėjimų ar specializuotus veiklos sprendimus.
Svarbu, kad šios sistemos galėtų keistis duomenimis. Galimos abipusės API integracijos leidžia informaciją perduoti tarp skirtingų sprendimų ir mažinti poreikį ją perkelti rankiniu būdu.
Toks poreikis dažnai ir tampa vienu aiškiausių signalų, kad įmonė išaugo paprastų atskirų programų etapą.
Kada sistema iš tiesų pradeda atsipirkti?
Vienos universalios ribos nėra. Vienai įmonei toks poreikis gali atsirasti turint kelis darbuotojus, kitai – gerokai vėliau. Daug svarbiau stebėti kasdienius procesus.
Jeigu darbuotojai nuolat perkelia tuos pačius duomenis, rankiniu būdu rengia pasikartojančius dokumentus, ieško informacijos keliose programose arba vadovams sudėtinga greitai gauti aktualius veiklos rodiklius, sistema gali pradėti kurti vertę dar prieš įmonei tampant didele.
Todėl verslo valdymo sprendimo atsiperkamumą verta vertinti plačiau nei vien programinės įrangos kainą. Sutaupytas darbuotojų laikas, mažesnė klaidų tikimybė, greitesnis informacijos pasiekiamumas ir sklandesnis skirtingų funkcijų bendradarbiavimas gali tapti svarbia nauda augimo etape. Verslo valdymo sistema tokiu atveju tampa ne didelės įmonės privilegija, o priemone, padedančia augti neapsunkinant kasdienės veiklos.
